Fallbeispiel eProcurementBestellung Bleistift

Im nachfolgenden fiktiven Beispiel zeigen wir zwei mögliche Szenarien der Beschaffung. Das erste zeigt einen Ablauf der papierbasierten Beschaffung. Das andere zeigt eine Möglichkeit der elektronischen Beschaffung über ein eProcurement Poratl.

  • herkömmlich
  • elektronisch

Ein Mitarbeiter benötigt einen Bleistift. Er füllt im Unternehmen eine Bestellanforderung aus, lässt seinen Vorgesetzten gegenkennzeichnen und leitet die Bestellanforderung an den Einkauf weiter. Im Einkauf wird ein geeigneter Lieferant gefunden, mit diesem verhandelt, danach der Bleistift bei dem Lieferanten bestellt. Für die Auswahl des Lieferanten werden Preise verglichen und die Qualität geprüft, in vielen Fällen werden vorher Proben geschickt. Dieser Prozess ist besonders zeitaufwendig. Im nächsten Schritt schickt Lieferant nach Erhalt der Bestellung eine Auftragsbestätigung. Sobald der Bleistift geliefert wird, schickt der Wareneingang den Lieferschein an den Lieferanten zurück und informiert den Mitarbeiter, da seine Bestellung
eingetroffen ist. Der Lieferant schickt eine Rechnung, diese wird vom Einkauf an die Buchhaltung zur Bezahlung weitergeleitet. Die Buchhaltung prüft die Rechnung, überweist den Rechnungsbetrag und leitet den Vorgang an das Controlling weiter.

  • Produktkosten: 0,70 €
  • Prozesskosten: 100 €

Hieraus lassen sich einige Sachverhalte ableiten. Es findet traditionell eine Fokussierung auf die eigentliche Bestellabwicklung statt. Der strategische Bereich des Einkaufs ist nur unzureichend berücksichtigt. Manuele, papierbasierte Prozesse und Medienbrüche sind zuerkennen. Die Beschaffung ist außerhalb verhandelter Kontrakte und es sind viele Klein- und Kleinstaufträge. Der papierbasierte Einkauf ist kostenintensiv, fehleranfällig, organisatorisch, zeitlich aufwendig und unkontrollierbar. Hierzu kommt, dass die Anzahl der Lieferanten überhandnehmen kann, diese Gefahr besteht besonders beim Bedarf an geringwertigen Gütern des täglichen Konsums.

Durch die Lösung der Probleme im Einkauf können erhebliche Kosten eingespart werden. Das Ziel muss hierbei die Vereinfachung der operativen Einkaufsprozesse sein und eine stärkere Fokussierung auf die strategischen Prozesse.
Das Bespiel bei geringwertigen Gütern könnte im optimal Fall so aussehen. Der Mitarbeiter aus dem obigen Beispiel ruft über seinen Webbrowser den elektronischen Katalog des Unternehmens auf und wählt den Artikel aus. Genehmigung, Bestellung und Auftragsbestätigung erfolgen automatisch. Nach der Lieferung wird über das Portal elektronisch eine Rechnung erzeugt, die ebenfalls automatisch geprüft und beglichen wird. Bei hochwertigen Gütern liegt das Potenzial in der Unterstützung der jeweiligen Prozessschritte. Der hohe Wert rechtfertigt den betrieblichen Aufwand und das Ergebnis des Prozesses steht im Vordergrund. Die Güter entscheiden über das Werkzeug der Beschaffung, d.h. die Systematisierung des Beschaffungsportfolios ist essentiell für die Auswahl des eProcurement- Tools.

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