Übergreifende Funktion
MS365-Schnittstelle für Intrexx
Nahtlose E-Mail-Integration über die Microsoft Graph API. Microsoft 365 direkt in Intrexx integriert –
E-Mail dort, wo Prozesse, Daten und Anwender zusammenkommen.
United Synergy bietet eine wiederverwendbare Microsoft-Graph-Integration mit klar definierter Schnittstelle, die sich nahtlos in jede Intrexx-App und jeden Prozess einbindet.
Die Lösung erweitert den bestehenden E-Mail-Versand in Intrexx um mehrere Absenderkonten, prozessgesteuerte Logik, bidirektionale E-Mail-Synchronisation und eine direkte Anbindung an App- und Adressdaten.
Ausgangslage: E-Mail ist möglich – aber nicht integriert
Intrexx ermöglicht bereits heute den Versand von E-Mails, typischerweise über einen SMTP-Client.
Das funktioniert zuverlässig, ist aber fachlich und prozessual begrenzt.
Typische Einschränkungen:
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Versand über ein zentrales Absenderkonto
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Absender ist technisch definiert, nicht fachlich
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E-Mails stehen neben der App, nicht in ihr
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Antworten müssen manuell zugeordnet werden
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Kommunikation ist vom Anwendungskontext getrennt
Für einfache Benachrichtigungen ausreichend –
für appbasierte, kollaborative Prozesse jedoch nicht ideal.
Anwendersicht: Warum das im Alltag bremst
Für Fachanwender zeigt sich das Problem schnell:
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E-Mails sind nicht direkt mit Adress- oder Vorgangsdaten verbunden
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Kommunikation ist nicht vollständig im Prozess sichtbar
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Antworten landen im Postfach, aber nicht automatisch im richtigen Kontext
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Fachbereiche können nicht aus ihrer Rolle oder App heraus kommunizieren
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Medienbrüche erhöhen manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit
E-Mail bleibt damit ein externer Kanal, statt Teil der Anwendung zu sein.
Die Lösung: Nahtlose MS365-Integration auf App- und Prozessebene
United Synergy erweitert Intrexx um eine wiederverwendbare Integrationskomponente auf Basis der Microsoft Graph API.
Architekturgedanke
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Klar definierte Schnittstelle für E-Mail-Funktionen
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Direkte Einbindung in Intrexx-Apps und -Prozesse
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Einheitliche Logik statt individueller Prozesslösungen
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Keine zusätzliche Middleware
- Credentials im sicherern Intrexx-Storage
Plattform: Intrexx
Mehrere Absender – fachlich korrekt, prozessgesteuert
Ein zentraler Mehrwert der Integration:
E-Mails werden abhängig von App, Rolle oder Prozessstatus mit unterschiedlichen Absendern versendet.
Typische Anwendungsfälle:
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Fachbereichs-Postfächer
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Funktionsadressen
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Benutzerbezogener Versand
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Dynamische Absenderlogik je Prozess
Der Absender wird damit Teil der Fachlogik – nicht eine technische Einschränkung.
E-Mail direkt mit App- und Adressdaten verbunden
Für Anwender besonders relevant:
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E-Mails sind direkt an Adress- und Vorgangsdaten gekoppelt
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Kommunikation ist Bestandteil der App, nicht extern
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Vollständige Historie im Intrexx-Kontext
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Keine manuelle Zuordnung oder Weiterleitung
E-Mail wird so zu einem integrierten Bestandteil der Anwendung.
Bidirektionale E-Mail-Synchronisation
Neben dem Versand unterstützt die Integration auch die Synchronisation von E-Mails aus Microsoft 365:
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Abruf eingehender E-Mails aus MS365
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Automatische Zuordnung zu Apps, Datensätzen oder Prozessen
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Weiterverarbeitung direkt im Intrexx-Workflow
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Grundlage für durchgängige End-to-End-Prozesse
Vorteile der nahtlosen Integration in Intrexx-Apps
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Einheitliche Benutzererfahrung
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E-Mail dort, wo Anwender arbeiten
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Weniger Medienbrüche
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Reduzierter manueller Aufwand
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Klare Zuordnung von Kommunikation und Daten
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Höhere Akzeptanz bei Fachbereichen
Typische Anwendungsszenarien
Service- und Support-Apps
In Service- und Supportprozessen ist E-Mail der zentrale Kommunikationskanal.
Mit der MS365-Integration wird E-Mail direkt Teil der Intrexx-App:
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Versand aus dem richtigen Funktionspostfach (z. B. support@, service@)
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Automatische Zuordnung eingehender E-Mails zum Ticket oder Vorgang
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Vollständige Kommunikationshistorie direkt im Datensatz
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Kein manuelles Weiterleiten oder Nachpflegen
Ergebnis: schnellere Bearbeitung, bessere Nachvollziehbarkeit, höhere Servicequalität.
Kunden- und Partnerakten
In CRM- oder Aktenlösungen auf Basis von Intrexx ist Kommunikation oft vom Datensatz getrennt.
Die Integration schafft Abhilfe:
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E-Mails sind direkt an Kunden- oder Partnerdatensätze gekoppelt
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Versand erfolgt aus der jeweiligen App heraus
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Antworten werden automatisch im richtigen Kontext abgelegt
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Alle Beteiligten sehen den gleichen Kommunikationsstand
Ergebnis: einheitliche Sicht auf Daten und Kommunikation.
Vertrags- und Freigabeprozesse
In Freigabe- oder Vertragsprozessen ist es entscheidend, wer kommuniziert – und in welchem Status.
Mit der MS365-Integration:
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Versand je nach Prozessschritt mit unterschiedlichem Absender
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Klare, fachlich korrekte Kommunikation
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Automatische Ablage der E-Mails im Vorgang
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Revisionssichere Nachvollziehbarkeit
Ergebnis: klare Kommunikation, weniger Rückfragen, saubere Dokumentation.
Fachbereichsapps mit eigener Kommunikation
Fachbereiche benötigen häufig eigene Kommunikationslogik, z. B.:
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HR
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Einkauf
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Facility Management
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Compliance
Die Integration ermöglicht:
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Fachbereichsbezogene Absender
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E-Mail-Versand direkt aus der jeweiligen App
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Kommunikation ohne Umweg über zentrale Postfächer
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Klare Trennung zwischen Fachbereichen
Ergebnis: mehr Eigenständigkeit bei gleichzeitiger IT-Kontrolle.
Mandantenfähige Intrexx-Plattformen
In mandantenfähigen Umgebungen sind SMTP-Lösungen besonders eingeschränkt.
Mit der Graph-Integration:
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Mandantenspezifische Absenderlogik
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Saubere Trennung der Kommunikation
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Skalierbar über Microsoft 365
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Einheitliche technische Basis
Ergebnis: saubere Architektur ohne Sonderlösungen pro Mandant.
Fazit
Intrexx kann E-Mails versenden.
Die MS365-Integration von United Synergy macht E-Mail zum festen Bestandteil von Apps und Prozessen.
Durch die Microsoft Graph API entsteht eine nahtlose, benutzerorientierte und zukunftssichere E-Mail-Integration, die sich konsequent an der Realität moderner Unternehmensanwendungen orientiert.
Die MS365-Integration von United Synergy ist auch vollständig Intrexx-25-fähig und schafft die Grundlage für eine ganzheitliche Integration von E-Mail, Kalender und Prozessen – heute und in zukünftigen Versionen.
Weniger Medienbruch.
Mehr Kontext.
E-Mail genau dort, wo sie hingehört.
FAQ
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen
Jede Organisation nutzt Intrexx und Microsoft 365 anders.
Deshalb starten wir nicht mit Standardlösungen, sondern mit einem klaren Blick auf Ihre Anwendungen, Prozesse und Kommunikationsanforderungen.
In einem unverbindlichen Gespräch klären wir gemeinsam:
– wo E-Mail- und Kommunikationsprozesse heute an Grenzen stoßen
– welche Integrationen in Ihren Intrexx-Apps echten Mehrwert schaffen
– wie eine MS365-Anbindung aussehen kann, die technisch sauber und fachlich passend ist
Strukturiert. Klar. Lösungsorientiert.
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