Zum Hauptinhalt springen

Branchenlösung · Bildungsträger & Akademien

Seminarverwaltung für
Bildungsträger und Akademien.

Für Akademien und Bildungsträger, die Seminar-Buchung nicht mehr aus der Website manuell in eine Excel-Liste tippen wollen. Vom Kurs-Portfolio über Online-Buchung und Durchführung bis zu Zertifikat und DATEV-Export — eine Plattform, ein Daten-Bestand. REFA Consulting nutzt das seit über 15 Jahren produktiv.

  • Homepage-Buchungs-Widget: direkter Umsatzhebel
  • Zertifikate automatisch generiert, signiert und versendet
  • Rechnung + Dozent-Honorar in einem Klick, DATEV-Export
event Termin buchen Funktionen ansehen

Basis: SeminarSyn + EDUSyn · DSGVO · Hosting in DE

Warum Bildungsträger uns wählen.

Direkt online buchbar

Ihr Kurs-Portfolio automatisch auf Ihrer Website. Teilnehmende buchen, zahlen und bekommen Bestätigung in Minuten.

Ein System vom Angebot bis Zertifikat

Kurs anlegen, Teilnehmer verwalten, Durchführen, Abrechnen, Zertifikat versenden, keine Tool-Wechsel, keine Medienbrüche.

Skaliert von 10 bis 10.000 Teilnehmern

Ob Ein-Dozenten-Akademie oder Bundesweiter Bildungsträger mit Dutzenden Standorten, gleiche Plattform, konfigurierbare Prozesse.

Kurs-Formate

Tagesseminar · Workshop · Zertifikatskurs

Online-Buchung

Direkt im Website-Buchungs-Widget

Zertifikate

Automatisch, digital signiert

Referenz

REFA Consulting · 15+ Jahre

Das Problem

Drei Pain-Points, die jeder Bildungsträger kennt.

Veraltete Website, Tool-Chaos, manuelle Zertifikate, wir lösen diese Probleme seit über 15 Jahren produktiv.

Herausforderung 01

„Wir verkaufen über die Website, aber die Buchung läuft in Excel rüber."

Jede Anmeldung wird manuell in eine Tabelle übertragen, parallel kommt die Rechnung in der separaten Buchhaltung, das Zertifikat in Word — und am Ende fehlt die Hälfte. Pro Kurs gehen 30 Minuten für Copy-Paste zwischen Systemen drauf. Plus: alte Termine bleiben Wochen auf der Homepage, Interessenten springen ab.

So lösen wir's

Buchungs-Widget auf eurer Website + Backend-Verwaltung in einem System. Neue Termine sind in Minuten online, Buchungen landen direkt in der Teilnehmerverwaltung, Rechnungen werden automatisch erzeugt, DATEV-Export ist mit drin. Excel ist raus.

Herausforderung 02

„Drei Tools für einen Kurs — und keines davon redet mit dem anderen."

Teilnehmer-Excel, Rechnungen in separater Buchhaltung, Zertifikat in Word, Feedback in Google Forms, Rundmails über Thunderbird. Zeitfresser, Datenlecks, Frust. Beim Wachstum auf 1.500+ Teilnehmer pro Jahr ist das nicht mehr handhabbar.

So lösen wir's

Ein System: Buchung → Rechnung → Anwesenheit → Zertifikat → Feedback → Upsell. Keine Copy-Paste zwischen Tools. Ein Dashboard, eine Stammdaten-Basis, ein Rollen-System für Trainer, Verwaltung und Geschäftsleitung.

Herausforderung 03

„Nach jedem Kurs ein halber Arbeitstag für Zertifikate."

Liste der Absolventen rausziehen, in Word-Vorlage einsetzen, PDF erzeugen, per Mail versenden. 5-10 Minuten pro Teilnehmer bei 30 Teilnehmenden = halber Arbeitstag pro Kurs. Bei 50 Kursen im Jahr ein ganzer Mitarbeiter-Monat — nur für Zertifikate.

So lösen wir's

Template einmal gestalten, nach Kursende einen Klick: Alle Zertifikate automatisch generiert, digital signiert, als PDF an die Teilnehmer versendet. Fortlaufende Nummer, QR-Code für Echtheitsprüfung. Halber Arbeitstag wird zu zwei Minuten.

Von Kurs bis Abrechnung

Der komplette Seminar-Lebenszyklus in einem System.

01 Schritt 1 von 6

Kurs mit Dozent, Terminen, Preis erstellen.

Kurs-Stammdaten anlegen: Titel, Beschreibung, Lernziele, Zielgruppe, Dauer, Preis, Zertifikat-Typ. Termine hinzufügen mit Raum, Dozent und Teilnehmer-Kapazität.

  • Templates für wiederkehrende Kurs-Formate
  • Mehrere Termine pro Kurs (Reihen, Intensivwochen)
  • Rabattstaffeln, Früh­bucher-Preise, Kontingente
Kurs mit Dozent, Terminen, Preis erstellen.

Jeder profitiert

Fünf Rollen, eine Plattform.

Seminarmanager

Szenario: Die Seminarmanagerin pflegt morgens 3 neue Termine, die sofort auf der Website sichtbar sind. Am Nachmittag sieht sie im Dashboard: Kurs X läuft mit 85 % Auslastung, Kurs Y braucht noch 4 Teilnehmer, jetzt E-Mail an Warteliste + Cross-Sell-Segment.

Ergebnis: Aktuelle Website ohne manuelle Arbeit, Zugang zu Teilnehmer-Daten für gezielte Maßnahmen, keine ausgebuchten Kurse ohne Warteliste mehr.

Dozent

Szenario: Der Dozent öffnet vor Kursbeginn das Tablet: alle 18 Teilnehmer auf Liste, Anwesenheit in 30 Sekunden erfasst. Kurs-Materialien liegen schon im Teilnehmer-Portal. Nach dem Kurs: Bewertungsauswertung verfügbar.

Ergebnis: Dozent konzentriert sich auf Unterricht, nicht auf Papierkram. Eigene Honorar-Abrechnung automatisch generiert, weniger E-Mails mit der Buchhaltung.

Teilnehmende/r

Szenario: Die Teilnehmerin bucht Kurs online, erhält Bestätigung, Login zum Portal. Vor dem Kurs: Materialien herunterladen. Nach dem Kurs: Zertifikat automatisch per E-Mail. Bei Interesse an Folgekurs: passende Empfehlungen.

Ergebnis: Buchungs-Erlebnis wie bei Amazon, kein Papier-Chaos. Gefühl, dass der Anbieter strukturiert arbeitet, erhöht Wiederbuchungsquote.

Vertrieb / Kundenbetreuung

Szenario: Ein Firmenkunde ruft an: 5 Mitarbeiter für Kurs X anmelden, Sammelrechnung. Vertrieb sieht Kunden-Historie, legt Buchung in 3 Minuten an, schickt Bestätigung mit Mitarbeiter-Login für alle Teilnehmer.

Ergebnis: Firmenkunden-Handling professionell und schnell. Upsell-Potenzial sichtbar durch Historie. Mehr Wiederkauf, mehr Durchschnitts-Umsatz pro Kunde.

Geschäftsführung

Szenario: Die Geschäftsführerin öffnet monatlich das Dashboard: Umsatz pro Kurskategorie, Auslastung pro Standort, Top-Dozenten, Churn-Rate bei Folgekursen. Planung des nächsten Quartals datenbasiert.

Ergebnis: Keine Intuition-Entscheidungen mehr. Kurs-Portfolio wird nach Nachfrage und Profitabilität optimiert. Strategische Entscheidungen mit echten Zahlen.

Funktionen im Detail

Was das System für Bildungsträger kann.

Keine Lehrbuch-Features, alles aus dem Alltag eines 15+ Jahre aktiven Seminaranbieters (REFA Consulting).

Kurs- & Terminverwaltung

Kurse mit Beschreibung, Dauer, Zielgruppe, Preisen, Lernzielen, Dozenten anlegen. Mehrere Termine pro Kurs (Jour-fixe, Intensiv-Block, Reihe). Kalenderübersicht über alle Standorte.

Teilnehmer-Verwaltung

Zentrale Stammdaten pro Teilnehmer, Buchungs-Historie, offene Rechnungen, Teilnahme-Statistik. Wartelisten bei ausgebuchten Kursen, automatische Benachrichtigung bei Plätzen.

Homepage-Buchungs-Integration

Widget oder Landingpage-Export auf Ihre bestehende Website: Kurs-Liste, Filter nach Kategorie/Datum, Buchungsformular. Änderungen im Backend sind sofort online sichtbar.

Online-Buchung & Bezahlung

Teilnehmer buchen direkt online, wählen Termin, zahlen per Kreditkarte/SEPA/Rechnung. Bestätigung per E-Mail automatisch. Stripe-, PayPal- und deutsche Payment-Provider angebunden.

Raum- & Ressourcen-Planung

Seminarräume, technische Ausstattung (Beamer, Laptops), Catering pro Standort. Konflikterkennung bei Doppelbuchung. Raum-Anmietung externer Locations dokumentierbar.

Dozenten-Management

Dozent-Stammdaten, Fachgebiete, Verfügbarkeiten, Qualifikationen. Automatische Zuweisung passender Dozenten zu Kursen. Bewertungsdurchschnitt aus Feedback-Formularen.

Anwesenheit & Durchführung

Teilnehmerlisten für Dozenten auf Tablet oder PC, Anwesenheit in Sekunden erfasst. Vorkommnisse dokumentiert, Materialien pro Termin hinterlegt. Basis für Zertifikatsberechtigung.

Zertifikats-Generator

Automatische Erstellung aus Templates nach Kurs-Abschluss. Digitale Signatur, fortlaufende Nummerierung, QR-Code für Echtheits-Prüfung. Versand per E-Mail mit einem Klick.

Rechnungswesen & Mahnung

Automatische Rechnungsstellung bei Buchung oder nach Durchführung, Gutschriften bei Storno, Mahnwesen mehrstufig. DATEV-Export für Ihre Buchhaltung.

Honorar-Abrechnung Dozenten

Honorar-Sätze pro Dozent und Kurstyp hinterlegt. Nach Durchführung automatische Honorarabrechnung: Reisekosten, Nebenkosten, Stunden. Freigabe-Workflow bevor Auszahlung.

Feedback & Qualitätsmanagement

Automatischer Versand von Feedback-Bögen nach Kursende. Auswertung pro Kurs, Dozent und Zeitperiode. Kontinuierliche Verbesserung datenbasiert.

Kommunikation & Marketing

Newsletter an Teilnehmer-Listen, Erinnerungen vor Kursbeginn, Cross-Sell für ähnliche Kurse nach Abschluss. Teilnehmer-Segmentierung nach Interessen und Kursgeschichte.

Lernmaterial (LMS light)

Skripte, Präsentationen, Video-Aufzeichnungen pro Kurs bereitstellen. Teilnehmer greifen vor und nach dem Kurs zu. Für umfangreiche LMS-Anforderungen: Integration mit Moodle oder ähnlich.

Reports & Dashboards

Auslastung pro Kurs, Umsatz pro Kategorie, Dozent-Bewertungen, Churn-Rate. Monats-/Quartalsreports für Geschäftsführung. Export als Excel, PDF oder API-Abruf.

Wirkung

Was Bildungsträger gewinnen.

−60%
Verwaltungsaufwand

Automatisierung von Buchung, Rechnung, Zertifikat und Feedback.

+25%
Auslastung

Online-Buchung senkt Hemmschwelle, Wartelisten und Cross-Sell füllen leere Plätze.

15+ Jahre
produktiv bei REFA

Langjährig erprobte Plattform, nicht Lehrbuch, sondern Praxis-gereift.

Homepage-Integration

Ihre Website wird zur Umsatzmaschine.

Das Buchungs-Widget ist der stärkste Hebel für Ihren Seminar-Umsatz. Kein Umweg über „Kontakt-Formular", keine „Wir melden uns", direkte Buchung, direkte Bezahlung, direkte Bestätigung. Interessenten werden zu Teilnehmern in Minuten.

  • JavaScript-Snippet für bestehende Websites (WordPress, Typo3, Statisch)
  • Oder: fertige Landingpages pro Kurs als SEO-Booster
  • Bezahlung per Stripe, PayPal, SEPA oder Rechnung integriert
  • Kalendereinladung + Teilnehmer-Portal-Zugang automatisch per E-Mail
Online-Buchung im Teilnehmer-Portal

Zielgruppe

Für wen wir bauen.

Diese Lösung passt für kurze Formate (Stunden bis wenige Wochen). Für formale Berufsausbildung (3+ Jahre) siehe verwandte Branchen.

Verwandte Branchen

Weiterbildungs-Akademien

Anbieter von Zertifikats-Kursen, Fortbildungen, Fachtrainings. Typisch: 10-500 Kurse im Portfolio, mehrere Dozenten.

Corporate-Academies

Interne Bildungs-Einheiten von Konzernen und Mittelständlern. Schulung eigener Mitarbeiter plus externe Teilnehmer.

Kurs- & Seminaranbieter

Klassisches Seminar-Geschäft: Soft Skills, Management, Fach­themen. Tagesseminare oder mehrtägige Kurse.

Tagungs- & Kongress-Veranstalter

Größere Einzel-Events mit mehreren parallelen Tracks, Speakern, Räumen. Anmeldung mit Track-Wahl, Catering, Networking.

Fachverbände mit Weiterbildung

Berufsverbände, die Mitgliederfortbildung organisieren. Member-Area mit Kursen, Zertifikats-Nachverfolgung, Punkte-Systeme.

Integration

Wir binden an, was Sie bereits nutzen.

Website-CMS, Zahlungs-Provider, Buchhaltung, Marketing-Tools, alles verbunden, keine Dateninseln.

Typische Integrationen

WordPress Typo3 Statisch (JS-Widget) Stripe PayPal Mollie (SEPA) GoCardless DATEV-Lohn Brevo (Newsletter) Mailchimp Microsoft 365 Outlook-Kalender Google Calendar DocSyn (Zertifikate) ReportSyn (Dashboards) REST-API

Andere CMS oder spezifische Zahlungs-Provider? Über REST-API, Webhooks oder individuelle Integration binden wir Ihre Systeme an, keine Insel-Lösung.

Häufige Fragen

Rund um Buchung, Abrechnung und Migration.

Wie funktioniert die Homepage-Buchungs-Integration genau?
Zwei Möglichkeiten: (1) Embed-Widget. Sie fügen einen JavaScript-Snippet in Ihre Website ein und Kurs-Portfolio plus Buchung erscheinen automatisch. (2) Landingpage-Export. Kurs-Landingpages werden aus Ihrem System als fertige HTML-Seiten in Ihr CMS gespielt. Beides gängig im Einsatz bei REFA.

Welche Zahlungs-Provider werden unterstützt?
Stripe und PayPal out-of-the-box. Für deutsche SEPA-Lastschrift: Mollie oder GoCardless. Klassische Rechnung mit Zahlungsziel auch möglich. Einzelfall-Integration für regionale Provider auf Anfrage.

Wie läuft die Rechnungsstellung an Firmenkunden?
Firmenkunde als Teilnehmer-Arbeitgeber hinterlegt, Sammelrechnung für mehrere Mitarbeiter automatisch. Bestellnummer, Kostenstelle, abweichende Rechnungsadresse möglich. DATEV-Export automatisiert Ihre Buchhaltung.

Können wir verschiedene Preisgestaltungen abbilden?
Ja. Standard-Preis, Frühbucher-Rabatt, Mengen-Staffel, Mitglieder-Preis, individuelle Angebote für Großkunden. Rabatte zeitlich begrenzt oder mengenbasiert. Gutschein-Codes möglich.

Wie läuft die Dozent-Honorarabrechnung?
Pro Dozent und Kurstyp Honorarsatz hinterlegt (Tagessatz, Stundensatz, Pauschale). Nach Durchführung automatisch Honorarabrechnung mit Reisekosten-Zuschlag. Dozent-Bestätigung, dann Freigabe durch Controlling, dann Auszahlung.

Haben wir Zugang zu Teilnehmer-Daten für Marketing?
Ja, DSGVO-konform: Teilnehmer geben bei Buchung Marketing-Opt-in an. Datenexport für E-Mail-Marketing-Tools (Brevo, Mailchimp). Teilnehmer-Segmentierung nach Kursgeschichte, Zielgruppen-spezifische Angebote.

Wie läuft die Migration aus unserem aktuellen System?
Import aus Excel, CSV, gängigen Seminar-Tools (Seminargo, EventsX, proseminar). Iterative Migration: erst Stammdaten (Kurse, Dozenten, Teilnehmer), dann aktive Buchungen. Parallel-Betrieb möglich während der Umstellung.

Was ist der Unterschied zu Moodle oder anderen LMS?
Moodle ist eine Lernplattform. Fokus auf Online-Lerneinheiten, Tests, Diskussionen. Unser System fokussiert auf Seminar-Verwaltung. Buchung, Durchführung, Abrechnung, Zertifikate. Beides lässt sich kombinieren: unser System für Verwaltung, Moodle für Lerninhalte (wenn nötig).

Verwandtes Angebot · Whitelabel

Eigene Akademie unter eurer Marke?

Wenn ihr nicht nur Seminarverwaltung, sondern eine eigenständige Online-Akademie unter eurer Marke wollt — mit eigener Domain, eigenem Logo und voller Plattform-Tiefe — dann seht euch AkademieSyn an. Live-Beleg: akademie.unitedsynergy.com (das hier ist unsere eigene Akademie auf der gleichen Plattform).

Zeigen Sie uns Ihren Seminarprozess.

30 Minuten kostenlose Erstberatung. Wir prüfen gemeinsam, wie die Lösung zu Ihrer Akademie oder Ihrem Bildungsträger passt. REFA-Referenz auf Wunsch nach Erstgespräch verfügbar.

event Termin buchen Per Formular