Angebot per Mail versenden mit Kontakt-Historie und PDF aus DocSyn.
OutlookSyn · M365 und Google Workspace
Mails am Kontakt.
Kalender im Griff.
OutlookSyn holt Mails und Termine in Ihre Prozesse. Mails versenden inklusive automatischer Dokumentenanhänge via DocSyn, Termine mit Microsoft 365 oder Google Workspace synchronisieren. Kommunikations-Historie bleibt am Datensatz.
- E-Mail-Versand direkt aus SalesSyn, BelegSyn, HRSyn, ServiceSyn
- Termine synchron mit Microsoft 365 oder Google Workspace
OAuth2 ohne Passwörter · Kommunikationshistorie am Datensatz
Das Problem
Warum OutlookSyn?
Mails fliegen im Posteingang, Termine im separaten Kalender, und keiner weiß, was wann mit welchem Kunden passiert ist. OutlookSyn verbindet die beiden Welten: Mails landen automatisch am richtigen Kontakt, Termine synchronisieren beide Richtungen. Ein CRM ohne Mail-Integration ist ein Telefonbuch, kein Vertriebssystem.
Funktionen
Was OutlookSyn kann.
- 01
E-Mail-Versand direkt aus SalesSyn, BelegSyn, HRSyn
- 02
Automatische Anhänge aus DocSyn (z.B. PDF-Angebot)
- 03
Kalender-Synchronisation mit Microsoft 365 und Google Workspace
- 04
Kommunikationshistorie am Kontakt
- 05
OAuth2-Integration, keine Passwörter
- 06
Plattformübergreifend einsetzbar
Einsatzorte
In welche Module passt OutlookSyn?
OutlookSyn dockt dort an, wo es gebraucht wird, ohne zusätzlichen Integrationsaufwand.
Rechnungen und Lieferscheine automatisch an Kunden verschicken, mit Kopie am Datensatz.
Bewerberkorrespondenz und Vertragsanhänge an Kandidaten, Kalender für Vorstellungsgespräche.
Termine für Einsätze im Kunden-Kalender, Einsatzbestätigungen per Mail.
Versand von Stundenplänen, Prüfungsterminen und Zertifikaten an Auszubildende und Ausbilder.
Konkrete Beispiele
So sieht das im Alltag aus.
Im Vertrieb
Angebot per Mail mit einem Klick
Vertrieb erstellt Angebot in SalesSyn, klickt "Per Mail senden". OutlookSyn öffnet Outlook/Gmail, füllt Empfänger und Betreff, hängt PDF an. Mail ist nach dem Senden automatisch am Kontakt archiviert.
Im Recruiting
Gesprächs-Einladungen ohne Doppel-Termin
Recruiter plant in RecruitSyn ein Gespräch, OutlookSyn synchronisiert den Termin mit dem Outlook-Kalender und dem Kalender des Hiring-Managers. Kein Doppel-Pflege.
Im Service
Einsatz-Mail am Kontakt
Techniker schließt einen Einsatz ab, sendet Rapport per Mail an den Kunden. Kopie landet automatisch am Kunden-Datensatz in ServiceSyn. Lückenlose Historie ohne Extra-Arbeit.
Technische Details
Was unter der Haube steckt.
Mail-Provider
Microsoft 365 / Exchange Online Google Workspace / Gmail Exchange On-Premises (2016+) IMAP (Legacy)
Kalender-Sync
Termine (CRUD bidirektional) Einladungen mit Teilnehmern Wiederkehrende Termine Ressourcen-Kalender (Räume)
Sicherheit
OAuth2 / Modern Auth Keine Passwort-Speicherung Token-Refresh automatisch Audit-Log für Versand
Anhänge
PDF aus DocSyn Word, Excel, PowerPoint Bilder und Dateien aus Plattform Cloud-Links (optional)
Bundles
Häufig kombiniert.
Wird OutlookSyn in Kombination gebucht, gibt es Paket-Rabatte.
Kommunikations-Paket
Personalisierte Kundenkorrespondenz plus automatisierte System-Benachrichtigungen.
OutlookSynCommsSyn
Detaillierte Preise in der Preisliste, auf Anfrage per PDF.
Häufige Fragen
Fragen und Antworten zu OutlookSyn.
Brauchen wir einen Microsoft-365-Vertrag?
OutlookSyn funktioniert mit M365 Business Basic und höher, mit Google Workspace (alle Pläne) und mit Exchange On-Premises. Einen separaten Vertrag brauchen Sie nicht, wir nutzen Ihre bestehenden Lizenzen.
Gehen unsere Mails durch OutlookSyn-Server?
Nein. OutlookSyn verbindet direkt mit Ihrem Mailserver (M365/Google/Exchange) über OAuth2. Mails werden nicht zwischengespeichert, nur Metadaten zur Kontaktverknüpfung.
Wie unterscheidet sich OutlookSyn von CommsSyn?
OutlookSyn ist für persönliche 1:1-Kommunikation (Mails vom Sachbearbeiter an den Kunden, Termine im Kalender). CommsSyn ist für system-generierte Benachrichtigungen (Mahn-Mails, WhatsApp-Erinnerungen). Beide greifen auf dieselbe Plattform-Datenbasis.
Unterstützt OutlookSyn Shared Mailboxes?
Ja. Team-Postfächer (z.B. vertrieb@, service@) können eingebunden und automatisiert verarbeitet werden, eingehende Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet.
OutlookSyn live sehen.
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