ProjektSyn · Projekt- und Aufgabenmanagement

Projekte planen.
Aufgaben erledigen.

ProjektSyn strukturiert Ihre Arbeit — von einzelnen Aufgaben über Checklisten bis zu komplexen Projekten. Kanban-Board, Zeiterfassung pro Projekt, Workflow-Automatisierung und Wiedervorlagen. Abrechnung nahtlos über BelegSyn.

  • Kanban-Board, Zeiterfassung und Projekt-Struktur in einem System
  • Workflow-Automatisierung bei Datenänderungen oder Terminen
  • Direkte Abrechnung über BelegSyn — Projekt-Zeit zu Rechnung ohne Excel

Nahtlos mit SalesSyn, BelegSyn und ZeitSyn verbunden · Kleine Teams bis Multi-Projekt

Die wichtigsten Vorteile im Überblick.

Aufgaben statt Excel

Wer macht was, bis wann, mit welchem Ergebnis — ProjektSyn macht es transparent. Ohne Tabellen-Jonglage, ohne E-Mail-Ketten mit Status-Updates.

Zeit direkt zum Projekt

Zeiten werden am Projekt erfasst — und fließen direkt in die Abrechnung oder ins Controlling. Keine Excel-Auswertung am Monatsende.

Automatik statt Pflege

Wiedervorlagen, Erinnerungen und Follow-Ups entstehen automatisch bei Datenänderungen. Sie konzentrieren sich auf Arbeit, nicht auf Tool-Pflege.

Auf einen Blick

Zielgruppe

Projekt-getriebene Teams im Mittelstand

Deployment

SaaS oder Intrexx-Lizenz

Compliance

DSGVO, DE-Hosting, Arbeitszeiterfassung

Integration

SalesSyn · BelegSyn · ZeitSyn · DocSyn

Das Problem

Das kennen Sie? Wir auch.

Drei typische Situationen — und wie ProjektSyn sie löst.

Herausforderung 01

Jede Abteilung, ein anderes Tool

Vertrieb plant in Trello, Entwicklung in Jira, Marketing in Asana, Geschäftsführung in Excel. Niemand weiß, wo das Unternehmen insgesamt steht.

So lösen wir's

ProjektSyn ist EIN Ort für alle Aufgaben — unternehmensweit, rollenbezogen gefiltert. Kanban für die einen, Listen für die anderen, alles aus einer Datenbasis.

Herausforderung 02

Zeitbuchung ist Nachträglich-Raten

Am Freitag: „Was habe ich diese Woche gemacht?" Versuch einer Rekonstruktion aus Kalender, Mails und Gedächtnis. Ungenau, fehleranfällig, frustrierend.

So lösen wir's

Zeitbuchung direkt an der Aufgabe — Timer starten, Aufgabe abschließen. Exportierbar pro Projekt, pro Person, pro Zeitraum. Auch ins Lohnsystem via ZeitSyn.

Herausforderung 03

Abrechnung ist Monatsdrama

Am Monatsende: Zeiten sammeln, Excel befüllen, an Controlling senden, Rechnungen tippen. Immer dasselbe, immer am Monatsende, immer stressig.

So lösen wir's

Erfasste Zeiten lassen sich per Klick in BelegSyn als Rechnungspositionen übernehmen. Abrechnung in Minuten statt Tagen.

So funktioniert's

ProjektSyn entlang Ihres Prozesses.

01 Schritt 1 von 5

Projekt strukturieren.

Projekt anlegen, in Phasen oder Lieferobjekte herunterbrechen, Aufgaben definieren — aus Templates oder von Grund auf. Mit Gantt-Chart für Zeitstrahl und Meilensteine.

  • Projekt-Templates für wiederkehrende Typen
  • Gantt-Chart mit Meilensteinen und Abhängigkeiten
  • Aufgaben mit Beschreibung, Zuständigen und Fristen
ProjektSyn: Projekt strukturieren.

Anwendungsfälle

So arbeiten Teams mit ProjektSyn.

Projektleitung

Szenario: Neues Kundenprojekt mit 8 Phasen, 4 beteiligten Abteilungen und 12 Wochen Laufzeit — wer macht wann was, mit welcher Priorität?

Ergebnis: Kanban mit Phasen, Aufgaben pro Phase, Verantwortliche zugeordnet. Stati live sichtbar, Verzögerungen markiert. Montag-Meeting von 60 auf 20 Minuten verkürzt.

Teammitglied

Szenario: Mehrere parallele Projekte, Aufgaben aus verschiedenen Kanälen (Mail, Jira-Ticket, Chef-Ansage), keine einheitliche Sicht auf "was ist heute dran?"

Ergebnis: Persönliches Dashboard mit allen Aufgaben aus allen Projekten — sortiert nach Priorität und Fälligkeit. Fokus statt Tool-Wechsel.

Controlling

Szenario: Projekt-Nachkalkulation: Wie viele Stunden pro Phase wurden geplant, wie viele wurden tatsächlich gebucht? Wo war die Diskrepanz?

Ergebnis: Dashboard über geplante vs. tatsächliche Zeiten, pro Projektphase und Person. Dreimal klicken bis zur Ursache, statt tagelanger Excel-Auswertung.

In Ihrer Branche

Lösungen für Ihre Branche.

Branchenoptimierte Bausteine auf gemeinsamem Systemkern — keine Insellösungen, keine Medienbrüche.

Branchenlösung

Dienstleistung

Kundenprojekte mit Zeiterfassung, direkter Abrechnung und transparentem Status für Kunden — über Self-Service-Portal.

arrow_forward Mehr erfahren

Branchenlösung

Bau & Handwerk

Baustellenaufgaben, Mängellisten, Kolonneneinsätze — mit Zeitbuchung pro Projekt und Abrechnung über BelegSyn.

arrow_forward Mehr erfahren

Branchenlösung

Interne IT

IT-Projekte, System-Migrationen, Prozessoptimierung — mit Kanban, Wiedervorlagen und Stakeholder-Kommunikation.

arrow_forward Mehr erfahren

Funktionen

Was ProjektSyn kann.

Aufgaben und Checklisten

Einzelaufgaben, Checklisten mit vielen Schritten, Templates für Standard-Abläufe — wiederverwendbar über Projekte hinweg.

Kanban für den Überblick

Drag-&-Drop-Board mit konfigurierbaren Phasen (To Do, In Progress, Review, Done). Pro Projekt eigene Phasenlogik möglich.

Gantt-Chart für Projektplanung

Visualisierung von Projekt-Zeitstrahlen, Meilensteinen, Abhängigkeiten und kritischem Pfad. Für Auftraggeber-Reports und klassische Projektsteuerung.

Ressourcenplanung

Personen, Teams und Rollen nach Auslastung planen. Überlastung wird erkannt, bevor sie real wird — mit Vorschlag zur Umverteilung.

Zeiterfassung integriert

Timer an der Aufgabe starten, Zeiten pro Tag/Woche buchen, Auswertung pro Projekt oder Person. Export zu ZeitSyn oder BelegSyn.

Workflow-Automatisierung

Starter auf Datenänderungen — z.B. bei neuem Angebot automatisch Follow-up-Aufgabe anlegen, bei Projekt-Abschluss Nachkalkulation anstoßen.

Wiedervorlagen und Reminder

Aufgaben tauchen zum richtigen Zeitpunkt wieder auf — für regelmäßige Termine, Liegengebliebenes oder Follow-Ups.

Abrechnung in BelegSyn

Projektzeiten, Auslagen und Leistungen per Klick in Rechnungspositionen übernehmen. Kein Medienbruch, keine doppelte Erfassung.

Roadmap

Was als nächstes kommt.

  • Budgetplanung pro Projekt mit Plan/Ist-Vergleich (Q2 2026)
  • Portfolio-Ansicht über mehrere Projekte (Q2 2026)
  • KI-gestützte Aufgabenpriorisierung über AISyn (Q3 2026)

Wirkung

Was Kunden mit ProjektSyn gewinnen.

1 Tool
statt 4 parallel

Trello, Jira, Asana, Excel — alles in einem System konsolidiert.

Live
Projekt-Stati ohne Nachfragen

Kanban zeigt sofort, wo die Arbeit steht.

< 5 Min.
Vom Timer zur Rechnung

Projektzeiten landen per Klick in BelegSyn.

Plattform-Kraft

Projekte ohne Systemwechsel.

Projektzeiten, Kommunikation, Dokumente, Abrechnung — alles an einem Ort. Vertrieb, HR und Buchhaltung greifen auf dieselben Daten zu, je nach Rolle mit eigener Sicht.

Projekte ohne Systemwechsel.

Zielgruppe

Für wen eignet sich ProjektSyn?

Wir sind ehrlich: Nicht jedes Unternehmen braucht ProjektSyn. Hier die typische Einsatzumgebung.

Projekt-getriebene Teams

Agenturen, Beratungen, Dienstleister, Entwicklungsabteilungen — überall wo Arbeit in Projekten strukturiert wird.

Handwerk & Bau

Baustellen-Aufgaben, Kolonnen-Planung, Mängelverfolgung — mit Zeiterfassung pro Projekt.

Interne Optimierung

Projektmanagement für interne Vorhaben — IT-Einführungen, Prozessverbesserungen, Hausmessen.

Größenklassen

Ab 5 parallel laufenden Projekten. Kleinere Teams nutzen ggf. nur Checklisten und ToDos.

Was ProjektSyn nicht ist

  • Kein Jira-Klon für Software-Entwickler (fehlt Sprint-Planung, Story-Points, Burndown)
  • Kein Großbau-Projektmanagement mit BIM-Integration (dafür RIB iTWO, Primavera)
  • Kein klassisches PSA-Tool mit Ressourcen-Matching-Algorithmus für 1000+ Mitarbeiter

Integration

Wir binden an, was Sie bereits nutzen.

ProjektSyn spricht mit Ihren bestehenden Systemen — über fertige Konnektoren, REST-APIs oder individuelle Schnittstellen. Hat ein System eine API, binden wir es an.

Aus unserer *Syn-Suite

Fertige Konnektoren — Beispiele

Microsoft 365 Google Workspace DATEV (über ZeitSyn) Outlook-Kalender

Kein passender Konnektor dabei? Über REST-API, Webhooks oder individuelle Integration binden wir auch Nischensysteme und Branchenlösungen an.

Bundles

Häufig kombiniert.

Wird ProjektSyn in Kombination gebucht, gibt es Paket-Rabatte.

−20 %

Projektgeschäft-Komplett

Für Dienstleister und Agenturen — von der Opportunity über das Projekt bis zur Rechnung in einem System.

ProjektSynSalesSynBelegSynDocSyn
−10 %

Projekt-Starter

Für kleinere Teams: Aufgaben und Zeit — mehr braucht es für den Start nicht.

ProjektSynZeitSyn

Detaillierte Preise in der Preisliste — auf Anfrage per PDF.

Häufige Fragen

Fragen und Antworten zu ProjektSyn.

Ist ProjektSyn ein Jira-Ersatz?

Für klassische Business-Projekte ja. Für reine Software-Entwicklung mit Sprint-Planung und Burndown-Charts bleibt Jira die spezialisiertere Wahl — ProjektSyn ist breiter aufgestellt, deckt aber nicht alle Entwickler-Spezifika ab.

Kann ich Aufgaben aus Outlook oder E-Mail importieren?

Ja — Mails können per Drag & Drop oder mittels dedizierter E-Mail-Adresse als Aufgaben eingespeist werden. Betreff wird Titel, Inhalt Beschreibung.

Wie verhält sich ProjektSyn zu ZeitSyn (im HRSyn-Cluster)?

ProjektSyn erfasst projektbezogene Zeiten (für Abrechnung und Nachkalkulation). ZeitSyn erfasst Arbeitszeit-rechtliche Zeiten (Kommen/Gehen, Pausen, Urlaub, Schichten). Beide können kombiniert werden oder einzeln laufen.

Unterstützt ProjektSyn klassische Wasserfall-Projekte mit Gantt?

Ja. Gantt-Chart mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und kritischem Pfad ist Standard. Für agile Teams gibt es das Kanban-Board — beide Ansichten auf derselben Datenbasis, je nach Rolle oder Projekttyp wählbar.

Was kostet ProjektSyn?

Tier-Staffelung nach Nutzer-Anzahl. Self-Service-Nutzer (Projektbeteiligte mit eingeschränktem Zugang) günstiger. Als Intrexx-Einmalkauf oder monatliche Miete. Details in der Preisliste.

Und dann noch

Außerdem kann ProjektSyn:

Checklisten

Wiederverwendbare Vorlagen für Standard-Abläufe (Onboarding, Projektstart, Jour Fixe).

Kanban-Board

Aufgaben per Drag & Drop zwischen Phasen bewegen — Status ist sichtbar, nicht gefragt.

Gantt-Chart

Zeitstrahl mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und kritischem Pfad — für klassische Projektsteuerung.

Ressourcenplanung

Personen, Teams und Rollen nach Auslastung planen. Konflikte erkennen, bevor sie auftreten.

Zeiterfassung

Zeitbuchung pro Aufgabe und Projekt — für Abrechnung und interne Auswertung.

Wiedervorlagen

Aufgaben erscheinen zum richtigen Zeitpunkt wieder — keine Notizzettel, keine Outlook-Kalender-Hacks.

Reminder

Fällige Aufgaben, liegengebliebene Tickets, angestoßene Genehmigungen werden automatisch eskaliert.

Workflow-Automatik

Bei Datenänderungen Folgeaufgaben anstoßen — z.B. bei Angebotseingang Follow-Up anlegen.

Team-Zuordnung

Aufgaben an Personen oder Rollen vergeben, Team-Auslastung im Blick behalten.

Kommentare & Chat

Rückfragen und Hinweise direkt an der Aufgabe — nicht in separater Mail-Thread-Hölle.

Dateien an Aufgaben

Dokumente und Anhänge zur Aufgabe, versioniert und auffindbar.

Abrechnungsübergabe

Erfasste Zeiten fließen per Klick als Rechnungsposition in BelegSyn.

ProjektSyn live sehen.

Kostenlose Demo und Erstgespräch — wir zeigen Ihnen ProjektSyn an Ihrem konkreten Anwendungsfall. Antwort innerhalb eines Werktags.