Branchenlösung · Berufs- & Pflegeschulen

Schul-ERP für
Berufs- & Pflegeschulen.

Eine Plattform für Klassen, Lehrpläne, Klassenbuch, Berichtsheft und Prüfungen — BBiG-, AEVO- und PflAPrV-konform. Für Berufsschulen, Pflegeschulen, technische Akademien und duale Ausbildungsbetriebe.

  • Digitales Berichtsheft (§ 13 BBiG) mit digitaler Signatur durch Ausbilder
  • IHK/HWK-Schnittstellen für Prüfungsanmeldung und Zeugnisversand
  • Praxisdokumentation über Betriebe, Kliniken und Einrichtungen
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Basis ist unser Produkt EDUSyn · DSGVO · Hosting in DE

Warum Berufsschulen uns wählen.

BBiG- und PflAPrV-konform

Digitales Berichtsheft, revisionssichere Dokumentation, digitale Signatur — akzeptiert von IHK, HWK und Landesprüfungsämtern.

360°-Perspektive

Eine Plattform für Auszubildende, Lehrkräfte, Ausbildungsbetriebe, Praxisanleiter und Schulleitung — jeder Rolle ihr eigener Zugang.

Schnittstellen statt Silos

IHK/HWK-Portale, DATEV-Lohn, WebUntis-Migration, Landesprüfungsamt-Exports — an bestehende Systeme angebunden.

Rechtsgrundlage

BBiG · AEVO · PflBG · PflAPrV

Ausbildungsdauer

2–3,5 Jahre (je Beruf)

Lernorte

Schule · Betrieb · Praxiseinsatz

Prüfungen

Zwischen- + Abschlussprüfung

Das Problem

Drei Hürden im Berufsschul-Alltag.

Ob kaufmännische Berufsschule, Pflegeschule oder technische Akademie — diese Herausforderungen kennt jeder, wir lösen sie produktiv.

Herausforderung 01

Berichtshefte auf Papier sind nicht mehr sinnvoll.

Auszubildende fotografieren ihre handschriftlichen Einträge, Ausbilder unterschreiben auf Papier, Berichtshefte gehen beim Umzug verloren. Bei IHK-Prüfung fehlt oft der Nachweis. Zeit, Kosten und rechtliche Risiken unnötig.

So lösen wir's

Digitales Berichtsheft BBiG-konform: Auszubildende pflegen auf Handy oder PC, Ausbilder signiert digital, Schule prüft Vollständigkeit. Bei Prüfung: ein Klick für IHK-/HWK-Export — vollständig, sortiert, archiviert.

Herausforderung 02

Praxisphasen in Betrieben — Dokumentation fehlt.

Pflegeschüler rotieren durch Kliniken und ambulante Dienste, Berufsschüler sind abwechselnd im Betrieb und Schule. Wer war wann wo, welche Kompetenzen wurden erworben — ohne zentrales System aus verstreuten Nachweisen rekonstruieren.

So lösen wir's

Lernort ist Pflichtfeld am Nachweis. Jeder Einsatz dokumentiert mit Themen, Fertigkeiten, Praxisanleiter-Signatur. Kompetenz-Check-Liste vor Prüfungszulassung — wer darf zur Prüfung, wer braucht noch Nachholbedarf?

Herausforderung 03

Lehrpläne ändern sich, Prüfungsordnungen auch.

Neue Ausbildungsordnungen von IHK/HWK, Pflegeberufegesetz-Novellen, landesspezifische Anpassungen — kleine Berufsschulen und Pflegeschulen haben keine eigene Verwaltungsabteilung dafür.

So lösen wir's

Ausbildungen, Module und Prüfungsordnungen sind konfigurierbar — ohne Code-Eingriff. Bei Gesetzesnovellen passen wir Standard-Konfigurationen in der Wartung an. Sie bleiben konform, ohne intern Experten zu brauchen.

Von der Aufnahme bis zur Prüfung

Die komplette Berufs- oder Pflegeausbildung in einem System.

01 Schritt 1 von 6

Neuen Ausbildungsberuf starten.

Vorlagen-Ausbildung (z.B. „Pflegefachfrau generalistisch", „Kaufmann Büromanagement", „Mechatroniker") klonen oder neu anlegen. Module, Unterrichte, Themen aus Katalogen auswählen.

  • Vorlagen für gängige IHK-/HWK-Berufe und Pflege-Ausbildungen
  • Module mit Stundenzahlen und Kompetenzrahmen
  • Prüfungsordnung und Zulassungskriterien konfigurierbar
Neuen Ausbildungsberuf starten.

Jeder profitiert

Fünf Rollen, eine Plattform.

Schulleitung

Szenario: Die Schulleiterin öffnet morgens das Dashboard: 4 Klassen über Soll, 1 Klasse im gelben Bereich (Fehlquote 14 %), kritische Prüfung in 3 Wochen. Export für Bezirksregierung zum Monatsende automatisch.

Ergebnis: Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl. Frühzeitige Intervention bei Klassen mit Prüfungsrisiko. Verwaltungsaufwand pro Monat halbiert.

Lehrkraft

Szenario: Der Lehrer öffnet das Tablet zu Unterrichtsbeginn: Thema laut Lehrplan vorausgewählt, alle 24 Auszubildende in Liste. Anwesenheit in 40 Sekunden erfasst, nachmittags keine Dokumentations-Nacharbeit mehr.

Ergebnis: Papier-Klassenbuch entfällt. Dokumentation während statt nach Unterricht. Zeit für Unterrichtsvorbereitung statt Verwaltung.

Auszubildende/r

Szenario: Die Azubine öffnet „Mein Stundenplan" auf dem Handy: morgen Berufsschule, übermorgen Betrieb. Berichtsheft-Eintrag für die Woche in 5 Minuten erfasst. Ausbilder bekommt Push-Notification zur Signatur.

Ergebnis: Kein WhatsApp-Chaos für Stundenpläne. Berichtsheft rechtzeitig fertig — keine Panik vor der IHK-Prüfung. Noten und Fortschritt jederzeit einsehbar.

Ausbilder im Betrieb

Szenario: Der Ausbilder in der Firma öffnet einmal pro Woche das Portal: drei Azubi-Berichtshefte warten auf Signatur. Ein Klick nach Lektüre — signiert, archiviert, rechtssicher.

Ergebnis: Keine Papier-Stapel mehr auf dem Schreibtisch. Signatur in unter einer Minute. Perfekte Nachweiskette bei IHK-Prüfung des Auszubildenden.

Praxisanleiter Pflege

Szenario: Die Praxisanleiterin auf der Station sieht im Tablet: heute ist Azubi Müller da, hat Themen „Medikamentengabe" und „Verbandwechsel" zu absolvieren. Nach jedem Einsatz: 30 Sekunden Dokumentation.

Ergebnis: Strukturierte Praxisphasen statt „irgendwie mitlaufen". Jeder Einsatz wird zum dokumentierten Lernmoment — Prüfungszulassung nach PflAPrV nachweisbar.

Funktionen im Detail

Was das System für Berufs- und Pflegeschulen kann.

Alle Bausteine sind aus dem Alltagsbetrieb entstanden. Keine Lehrbuch-Features, sondern was wirklich gebraucht wird — erprobt u.a. im Rettungsdienst-Schulbetrieb.

Ausbildungs-Verwaltung

Ausbildungsberufe konfigurierbar (kaufmännisch, gewerblich-technisch, pflegerisch) mit Dauer, Unterrichtseinheiten (UE), Abschluss-Katalog und Prüfungsordnung. Templates für gängige IHK-/HWK-Berufe und Pflege-Berufe vorgefertigt.

Klassen & Auszubildende

Klassen pro Ausbildungsberuf (z.B. „Bürokauffrau 2024", „Pflegefachfrau Generalistik 2024-A"), Auszubildende zuordnen, Status führen (aktiv, beurlaubt, abgeschlossen). Stammdaten-Import aus WebUntis, Schulmanager, Excel.

Module & Lerneinheiten

Lehrplan in Module gliedern, pro Modul Unterrichte mit Themen und Lehrinhalten. Wiederverwendbare Themen-Kataloge sorgen für Konsistenz zwischen Klassen und Jahrgängen. Lehrpläne pro Beruf abbildbar.

Stundenplan & Konflikterkennung

Drag-and-Drop-Verplanung von Unterrichten auf Zeitslots mit Lehrkraft, Raum und Standort. Echtzeit-Konflikterkennung bei Doppelbuchungen. Druckbare Schülerpläne, automatischer E-Mail-Versand bei Änderungen.

Digitales Klassenbuch

Anwesenheit pro Unterrichts-Termin, Themen-Abarbeitung, Vorkommnisse. Auf Tablet oder PC — während oder nach dem Unterricht. Fehlzeiten-Alerts bei Überschreitung (z.B. 10 % pro Halbjahr).

Berichtsheft (Ausbildungsnachweis)

Digitales Berichtsheft nach BBiG § 13, AEVO und für Pflegeberufe nach PflAPrV. Auszubildende pflegen täglich/wöchentlich, Ausbilder signiert digital, Schule prüft. Export für IHK-/HWK-Prüfung.

Prüfungsmanagement

Zwischen- und Abschlussprüfungen, schulinterne Leistungsnachweise, Fragebögen mit Auto-Auswertung. Zulassungsprüfung automatisch (Fehlzeiten, Berichtsheft-Vollständigkeit, Fertigkeitsnachweis).

Noten & Zeugnisse

Noten pro Modul und Prüfung, Versetzungsregeln pro Beruf konfigurierbar, Kompetenzraster für Pflege-Ausbildung. Zeugnisse automatisch aus DocSyn-Vorlagen, digital signiert, versandfertig.

Fallbeispiele & Fertigkeiten

Fallbeispiel-Bibliothek für Theorie-Praxis-Transfer, besonders in Pflegeausbildung und technischen Berufen. Fertigkeiten-Tracking: welche Tätigkeit wurde wie oft durchgeführt — Voraussetzung für Prüfungszulassung.

Learning-Management (LMS)

Lehrmaterialien, Videos, Skripte pro Modul bereitstellen. Auszubildende lernen selbstständig, Lernfortschritt getrackt. Ideal für Vor- und Nachbereitung, Blended-Learning, Distance-Learning-Anteile.

Lehrkräfte & Praxisanleiter

Lehrkräfte mit Fachgebiet, Vertretungsregelung, Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub). Praxisanleiter pro Ausbildungsbetrieb oder Praxiseinsatz. HR-Integration mit bestehenden Systemen.

Räume & Ausstattung

Klassenräume, Werkstätten, Simulations-Räume (für Pflege/Medizin), Prüfungsräume pro Standort. Ausstattung zuordnen — vermeidet „Wir haben nur 2 Nähmaschinen"-Konflikte im Stundenplan.

IHK/HWK- & DATEV-Schnittstellen

Automatische Prüfungsanmeldung bei IHK/HWK, Synchronisation mit DATEV-Lohn für Ausbildungsvergütungen (Betriebe), Integration in Verwaltungs-Systeme wie LUSD (BW) oder BASIS-Web.

Reports & Statistiken

Fehlzeiten pro Klasse, Notendurchschnitte, Prüfungserfolge, Abbruchquoten. Exportfähig für Schulleitung, Bezirksregierung, zuständige Stellen und Akkreditierungs-Audits.

Wirkung

Was Berufsschulen gewinnen.

−65%
Dokumentations-Zeit

Digitales Berichtsheft und Klassenbuch ersetzen Papier-Prozesse komplett.

100%
BBiG/PflAPrV-konform

Von IHK, HWK und Landesprüfungsämtern akzeptiert.

<6 Wo
Rollout ein Jahrgang

Vorlagen-Ausbildungen plus Datenmigration = schneller Start.

Digitales Berichtsheft

§ 13 BBiG digital — und trotzdem rechtssicher.

Das Berufsbildungsgesetz fordert seit 2017 ausdrücklich die Möglichkeit, Berichtshefte digital zu führen. Unser System macht das BBiG-konform: Einträge revisionssicher, Signatur durch Ausbilder digital nachweisbar, Export für IHK/HWK mit einem Klick. Keine Kompromisse bei Compliance.

  • Einträge mit Timestamp, User-ID und Audit-Trail
  • Digitale Signatur durch Ausbilder mit SSO-Authentifizierung
  • Prüfungs-Export: alle Einträge chronologisch + kategorisiert als PDF
  • Aufbewahrung 10 Jahre nach Ausbildungsende (konfigurierbar)
Digitales Berichtsheft im Portal

Zielgruppe

Für wen wir bauen.

Ehrlich: Nicht jede Berufsschule braucht diese Tiefe. Hier die typische Einsatzumgebung.

Verwandte Branchen

Berufsschulen & Berufskollegs

Duale Ausbildung in IHK-/HWK-Berufen — kaufmännisch, gewerblich-technisch, handwerklich. Integration mit Kammern und Ausbildungsbetrieben.

Pflegeschulen

Generalistische Pflegeausbildung nach PflBG/PflAPrV. Theorie-Praxis-Transfer, Praxisanleitung, Einsätze in verschiedenen Versorgungsbereichen.

Technische Akademien

Fachschulen für Techniker, Meister-Ausbildungen, Weiterbildungsakademien. Mehrstufige Qualifikationswege mit Modul-Nachweis.

Ausbildungsbetriebe (dual)

Unternehmen die intern ausbilden und mit Berufsschulen kooperieren. Verzahnung von Praxis und Theorie in einem System.

Verbund-Strukturen

Mehrere Schulen unter einem Träger — Mandantenfähig mit zentralen Stammdaten und standortspezifischer Konfiguration.

Was dieses Modul NICHT ist

  • Kein Ersatz für Landes-Schulverwaltungssoftware (LUSD, BASIS) — wir integrieren über REST.
  • Keine Lernplattform im Sinne von Moodle — LMS für Skripte und Materialien, nicht für komplexe Kurs-Szenarien.
  • Kein Elternportal-Fokus (für allgemeinbildende Schulen). Fokus ist duale Ausbildung und Fach-Ausbildung.

Integration

Wir binden an, was Sie bereits nutzen.

Keine Insellösung. Schnittstellen zu Kammern, Lohnbuchhaltung, Landesverwaltung und bestehenden Schul-Systemen.

Typische Integrationen

IHK-Portal HWK-Portal DATEV-Lohn WebUntis (Migration) Schulmanager (Migration) Microsoft 365 Outlook-Kalender Personio (HR) LUSD / BASIS-Web Landesprüfungsamt-Export DocSyn (Zeugnisse) ReportSyn (Dashboards) REST-API für alles andere

Kein passender Konnektor dabei? Über REST-API, Webhooks oder individuelle Integration binden wir auch Nischensysteme und länderspezifische Verwaltungs-Portale an.

Häufige Fragen

Rund um BBiG, Pflegeausbildung und Migration.

Ist das System BBiG- und AEVO-konform?
Ja. Das digitale Berichtsheft erfüllt die Anforderungen des Berufsbildungsgesetzes (§ 13 BBiG) und der Ausbilder-Eignungsverordnung (AEVO). Revisionssichere Speicherung, digitale Signatur durch Ausbilder, vollständiger Audit-Trail. Wird von IHK und HWK akzeptiert.

Erfüllt das System die Anforderungen des Pflegeberufegesetzes?
Ja. Für Pflegeschulen bilden wir die Strukturen der generalistischen Pflegeausbildung ab: Theorie-Praxis-Transfer, Praxisanleitung, Einsätze in verschiedenen Versorgungsbereichen, Kompetenzbereiche nach PflAPrV, länderspezifische Anforderungen.

Welche Schnittstellen zu externen Systemen gibt es?
Wir binden IHK/HWK-Portale für Prüfungsanmeldungen an, synchronisieren mit DATEV-Lohn für Ausbildungsvergütungen (Betriebe), verbinden uns mit bestehenden Dienstplan- und HR-Systemen (Vivendi, SP-Expert, Personio). Für LUSD, BASIS-Web oder spezifische Landesverwaltungen: REST-API-Anbindung.

Wie läuft die Migration aus WebUntis, Schulmanager oder IServ?
Wir importieren Stammdaten (Klassen, Auszubildende, Lehrkräfte, Lehrpläne) aus gängigen Systemen oder Excel/CSV. Iterative Migration: erst Stammdaten, dann laufende Stundenpläne, dann Berichtshefte. Parallel-Betrieb während der Übergangsphase möglich — Ihre Ausbildung läuft ungestört weiter.

Kann das System für mehrere Standorte / Mandanten genutzt werden?
Ja. Das System ist mandantenfähig: zentrale Stammdaten (Ausbildungen, Module), standortspezifische Klassen und Stundenpläne. Rechte-System pro Mandant. Berichte sowohl standortübergreifend als auch standortspezifisch.

Wie werden Prüfungen und Zeugnisse verwaltet?
Zwischen- und Abschlussprüfungen im System abbildbar: Fragebogen mit Auto-Auswertung, schriftliche Klausuren, praktische Prüfungen mit Fertigkeitsnachweis. Zulassungs-Check automatisch (Fehlzeiten, Berichtsheft, Kompetenznachweis). Zeugnisse über DocSyn-Vorlagen, digital signiert, IHK/HWK-Export.

Ist die Software DSGVO-konform?
Ja. Hosting in deutschen Rechenzentren, Verschlüsselung in Transit und at-Rest, Rollen- und Rechtesystem, konfigurierbare Löschfristen (z.B. 10 Jahre nach Ausbildungsende für Nachweise). Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive, DSB-Beratung möglich.

Gibt es Referenzen, die wir kontaktieren können?
Wir setzen das System seit Jahren bei Schulungsträgern im Rettungsdienst-Umfeld ein (siehe Branchenlösung Rettungsdienstschulen, Referenz Malteser). Für Berufs- und Pflegeschulen sprechen wir Kunden für Sie konkret an — gerne nach Erstgespräch.

Zeigen Sie uns Ihre Ausbildungsstruktur.

30 Minuten kostenlose Erstberatung. Wir prüfen gemeinsam, welche Module für Ihre Berufs-, Pflege- oder Fachschule passen — und ob wir der richtige Partner sind.

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