Dokumente & Vorlagen
Dokumente aus Vorlagen, auf Zuruf
Zeugnisse, Bescheinigungen und Anschreiben entstehen aus zentralen Vorlagen mit Briefpapier, gefüllt mit den echten Daten aus der Plattform, auch im Gespräch angefordert.
Ausgangslage
Zeugnisse, Bescheinigungen und Anschreiben entstehen in Word: Vorlage suchen, Altfassung kopieren, Namen austauschen, hoffen, dass nichts stehen bleibt. Jeder macht es etwas anders, das Briefpapier lebt in zwölf Versionen.
Vorlagen liegen zentral in der Plattform, mit Briefpapier und Platzhaltern. Das Dokument wird mit den echten Daten des Datensatzes gefüllt, auf Knopfdruck oder im Gespräch angefordert, und am Vorgang abgelegt.
Ergebnis
Einheitliche Dokumente ohne Kopierfehler, und die Hoheit über Vorlagen liegt bei der Fachabteilung, nicht in Word-Dateien auf Laufwerken.
- 1 Vorlage je Dokumentart, zentral gepflegt
- 0 von Hand übertragene Daten
- am Vorgang liegt jedes erzeugte Dokument
Der Ablauf
So läuft es ab.
Schritt für Schritt, so wie es im Alltag tatsächlich läuft.
- 101
Die Fachabteilung pflegt Vorlagen und Briefpapier an einer Stelle
- 202
Sie fordern das Dokument am Datensatz an, per Klick oder im Gespräch
- 303
Platzhalter füllen sich aus den echten Daten, nichts wird von Hand übertragen
- 404
Das fertige Dokument liegt am Vorgang, versandbereit
- 505
Änderungen an der Vorlage gelten ab sofort für alle
Was Sie davon haben
Weniger Handarbeit, schnellere Antwort.
Briefpapier und Ton bleiben in jeder Abteilung gleich
Vorlagen pflegt die Fachabteilung selbst, ohne Entwickler
Daten kommen aus der Plattform, nicht aus Kopien, DSGVO-konform
Wer wann welches Dokument erzeugt hat, steht im Protokoll
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