Verwaltung & Organisation
Aus dem Meeting-Protokoll werden verteilte Aufgaben
Das Besprechungsprotokoll wird ausgewertet: Beschlüsse, Zuständigkeiten und Termine werden erkannt und als Aufgaben an die richtigen Personen verteilt, nach Ihrer Freigabe.
Ausgangslage
Nach der Besprechung existiert ein Protokoll, und dann? Die vereinbarten Punkte müssen von Hand zu Aufgaben werden, jeder Teilnehmer erinnert sich anders, und in der nächsten Runde sucht man, was aus den Beschlüssen wurde.
Das Protokoll wird in der Plattform ausgewertet: Wer hat was bis wann übernommen? Daraus entstehen Aufgabenvorschläge an die richtigen Personen. Sie prüfen die Liste und geben frei, erst dann wird verteilt.
Ergebnis
Beschlüsse versanden nicht mehr. Was vereinbart wurde, steht als Aufgabe beim Richtigen, mit Termin.
- 1 Protokoll wird zu verteilten Aufgaben
- je Person zugeordnet, mit Termin
- Sie geben frei bevor verteilt wird
Der Ablauf
So läuft es ab.
Schritt für Schritt, so wie es im Alltag tatsächlich läuft.
- 101
Das Besprechungsprotokoll kommt in die Plattform
- 202
Beschlüsse, Zuständigkeiten und Termine werden herausgelesen
- 303
Daraus entsteht eine Aufgabenliste als Vorschlag, je Person zugeordnet
- 404
Sie prüfen und geben frei, erst dann bekommen die Beteiligten ihre Aufgaben
- 505
In der nächsten Besprechung ist der Stand jeder Aufgabe sichtbar
Was Sie davon haben
Weniger Handarbeit, schnellere Antwort.
Alle Teilnehmer haben denselben Stand, ohne Nachfragen
Vorschläge statt Automatik: verteilt wird erst nach Freigabe
Aufgaben entstehen über die geprüften Funktionen, mit Rechten je Person
Vom Beschluss bis zur Erledigung nachvollziehbar
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